L’inaccessibilité initiale des données en e-Discovery

En claims management et en résolution des différends, le processus d’eDiscovery vise à rendre accessible un corpus documentaire, de manière exhaustive. Cependant, toutes les données ne sont pas directement accessibles. Dès lors, elles doivent faire l’objet d’un traitement préalable, pour rétablir de l’ordre dans leur chaos préalable. En effet, les éléments collectés, souvent imbriqués, présentent de fortes disparités de nature et d’origine.

La diversité d’origine des éléments collectés

Contrairement à ce dont les équipes projet sont souvent convaincues, le serveur « projet » dont elles disposent ne contient pas l’ensemble de l’information potentiellement utile. Suivant les stades d’avancement et la nature des projets, plusieurs serveurs peuvent être ou avoir été utilisés successivement ou en parallèle (serveur « offres », serveur « études », serveur « construction », …).

En outre, il est exceptionnel qu’un même serveur rassemble les échanges faisant l’objet d’in référencement (courriers, soumissions, rapports, comptes-rendus de réunions, …) et la communication au quotidien qui passe par les messages électroniques, les messageries instantanées…

Enfin, bien souvent, un ensemble de documents de diverses provenances est mis à disposition globalement. Leur origine, leur nature, leur version, leurs auteurs… ne sont pas spécifiés. L’investigation doit pouvoir s’accommoder de tels manques.

La diversité de nature des éléments collectés

Pour toutes sortes de raisons, la production documentaire revêt des formes extrêmement variées et toute l’information n’est que rarement immédiatement accessible. Soit que le fichier dans sa forme d’origine n’est pas immédiatement accessible (fichier compressé, fichier joint en tant que pièce jointe d’un fichier bureautique ou d’un message électronique, fichier communiqué via une messagerie instantanée, …) soit qu’il ne soit pas immédiatement interprétable : fichier au format image, fichier natif contenant lui-même une image, …

Les faux doublons décelés en collecte documentaire

Compte-tenu de la facilité avec laquelle les communications sont réalisées, du nombre d’individus impliqués dans un projet, des multiples archivages, un même document peut être disponible en de nombreuses versions. Ainsi, les revues de document avant diffusion peuvent contenir des commentaires qui constituent des informations qui peuvent s’avérer cruciales.

Les difficultés de la collecte documentaire

La diversité d’origine et de nature des éléments collectés doit être compensée par un traitement rigoureux en amont de leur mise à disposition sur un outil de e-Discovery qui permette de garantir l’accessibilité à l’intégralité de l’information disponible.

Ainsi, la qualité du corpus documentaire se mesure à la facilité à trouver l’information recherchée et à la confiance que l’on accorde à l’exhaustivité de la recherche, ce qui exige de maîtriser les pièges inhérents à une collecte documentaire, qui elle se doit d’être la plus large possible.

Il est essentiel d’être capable de restaurer l’exploitabilité de documents, volontairement ou non rendus moins exploitables que possible (documents .pdf énormes, au format image, et contenant des informations de natures variées) par la partie qui les a communiqués.

Nous avons mis au point un processus élaboré de traitement et sélectionné sur le marché un panel d’outils qui nous permettent aujourd’hui de tirer le meilleur de la documentation mise à notre disposition au plus grand bénéfice de nos clients, quelle que soit la situation.

L’expert forensique, garant de la qualité de la collecte documentaire

Face à toutes ces difficultés techniques, faire appel à l’assistance d’un expert forensique présente alors une réelle valeur ajoutée dans la collecte documentaire.

Les plateformes e-discovery laissent de plus en plus souvent la possibilité aux utilisateurs d’assurer eux-mêmes le chargement de la documentation sur la base. Si cela permet d’éviter les frais associés, il est essentiel de s’assurer d’avoir accès à la totalité de l’information, particulièrement en phase de construction d’un argumentaire.

Cependant, cela ne garantit pas que les documents chargés seront effectivement exploitables, faute de connaissance des pièges tels que ceux précédemment évoqués et de capacité à les gérer. Cela ne garantit pas davantage le caractère suffisant de la collecte, faute d’une analyse critique de la diversité des modes de communication en vigueur un dossier.

Sur ces deux sujets, MAREEX Consulting a développé un savoir-faire unique que nous faisons évoluer en permanence afin d’accompagner les changements continus des pratiques pour le plus grand bénéfice de nos clients. La fiabilité d’une analyse forensique repose tout autant sur les moyens matériels et humains mis en œuvre pour rassembler la documentation que sur l’exploitabilité des documents une fois mis à disposition sur la base.